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Uso de la información personal

Como parte de la prestación de servicios (Odontopediatría, Ortodoncia, Pediatría, Terapia Ocupacional, Fonoaudiología Y Psicología), así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de los menores y sus familias y en general para las diferentes actividades adelantadas por el Centro odontológico y Pediátrico, padres de familia o sus acudientes, será requerida la entrega de datos tales como nombre, dirección, edad, así como otra información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica e información específica en torno a aspectos tales como los relativos a los antecedentes familiares de salud y la salud física y psicológica de los menores, así como otra información relevante para facilitar el ejercicio de las actividades propias del Centro odontológico y Pediátrico

Finalidades del tratamiento de la información

La información recopilada de los menores, sus padres (ya sea que sea entregada en conjunto o por uno sólo de ellos), así como la de sus acudientes será incorporada en la base de datos del Centro Odontológico y Pediátrico con el fin de: 1. Llevar controles de asistencia a las instalaciones del Centro Odontológico y Pediátrico; 2. Enviar información sobre actividades desarrolladas por Centro Odontológico y Pediátrico SANTE S.A.S. (SOS KIDS & FAMILY); 3. Realizar contactos para informar sobre el proceso de inscripción, pagos a los diferentes cursos; 4. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos que lo requieran, tales como Ministerio de salud y protección social, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran; 5. Compartirla con Centros Odontológicos y Pediátricos en Colombia o en el exterior que así lo requieran, con el fin de adelantar procesos de convenios o para garantizar la participación de los inscritos en diferentes eventos organizados por esas instituciones; 6. Compartirla con Centros odontológicos y Pediátricos de Colombia o el exterior con el fin de permitir a los estudiantes la participación en diferentes eventos deportivos;
7. Compartirla con terceros que colaboran con el Centro odontológico y Pediátrico y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como, empresa de seguridad, instituciones de salud y entidades que ayudan al Centro odontológico y Pediátrico en la evaluación de los inscritos y sus familiares, así como en caso de que la información sea requerida por entidades que realizan los pagos de los servicios a nombre de los pacientes del Centro odontológico y Pediátrico. En todo caso, esas entidades estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeto el Centro Odontológico y Pediátrico con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

Seguridad, filmaciones y comunicaciones El Centro Odontológico y Pediátrico vela por la seguridad de los menores y sus familias dentro de sus instalaciones. Por tal motivo, el Centro odontológico y Pediátrico, dentro de sus políticas de calidad, seguridad y monitoreo de sus actividades realizará grabaciones de audio y video en los consultorios y sitios comunes de la IPS con el fin de poder evaluar la eficiencia de los servicios prestados por parte de las personas que componen su nómina de profesionales y asistentes. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos del Centro Odontológico y Pediátrico de un máximo de 15 días para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción. Adicionalmente podrá poner a disposición de los padres diferentes medios de comunicación con el objetivo de mantener una adecuada interacción entre las familias dentro de las que se incluyen redes sociales directamente administradas por el Centro Odontológico y Pediátrico. De esta manera el Centro odontológico y Pediátrico no alienta y desaconseja el uso de redes sociales para envío y recepción de comunicaciones entre los inscritos y sus familias diferentes a las directamente proveídas y administradas por el Centro odontológico y Pediátrico y no se hace responsable por el uso o manejo las mismas. El Centro Odontológico y Pediátrico como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición la página web www.soskids.com.co y diversas publicaciones en las páginas de Facebook, Instagram. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los inscritos o sus familias. En esa medida Centro Odontológico y Pediátrico se compromete a revisar cuidadosamente la información de tal forma que de ninguna manera se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de las personas que podrán aparecer en las publicaciones. La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no transmite al Centro Odontológico y Pediátrico la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular y si incluye cualquier tipo de información personal correspondiente a terceros tendrá que asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que el Centro odontológico y Pediátrico no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque si se reserva los derechos para publicarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad. Tratamiento La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados. El Centro Odontológico y Pediátrico podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países.

Datos de menores De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia el Centro Odontológico y Pediátrico respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información. El Centro Odontológico y Pediátrico realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos: a) Respeto por el interés superior de los niños, niñas; b) Respeto de sus derechos fundamentales. En esa medida el Centro Odontológico y Pediátrico se reserva la posibilidad de: a) Poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto del Centro Odontológico y Pediátrico puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad. Datos sensibles Esta información personal se incluye en una categoría especial por estar relacionada con datos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, condiciones de desplazamiento o calamidad. El Centro odontológico y Pediátrico es respetuoso y apoya las diferencias, a partir de las cuales los menores aprenden y en caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de los programas adelantados o administrados por el Centro odontológico y Pediátrico, otorgo(amos) mi(nuestra) autorización para su tratamiento por parte de Centro Odontologico y Pediátrico SANTE S.A.S. (SOS KIDS & FAMILY) en la condiciones establecidas para el manejo de mi(nuestra) información en este documento. El Centro odontológico y Pediátrico acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos los pacientes, sin embargo, tales respuestas no podrán ser omitidas cuando los datos que se están requiriendo vayan a ser utilizados en el bienestar del menor y la búsqueda de la mejor manera de ayudarlo en su proceso educativo por parte del Centro odontológico y Pediátrico. Terceros y la información personal Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, el Centro odontológico y Pediátrico para la adecuada prestación de sus servicios, acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a los inscritos y sus familias. Para el desarrollo de las funciones de apoyo a las actividades del Centro Odontológico y Pediátrico esos terceros tendrán, en ocasiones, acceso a determinada información personal de los menores o sus familias. En tal caso, el Centro Odontológico y Pediátrico se encuentra comprometido a que: 1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por el Centro Odontológico y Pediátrico en sus procesos; 2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en estas políticas; 3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones. Existen otros terceros con los que el Centro odontológico y Pediátrico, con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos legales para el efecto deberá compartir cierto tipo de información de los menores o sus familias, en particular se trata de autoridades que requieren la información para el cumplimiento de sus funciones que envuelven actividades de tipo histórico, estadístico o de conocimiento o de autoridades de tipo judicial o administrativo que requieren la información para el cumplimiento de sus funciones. Derechos de los titulares y su ejercicio De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la constitución política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento; Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley; Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Para el ejercicio de estos derechos podrá contactar con el Centro Odontológico y Pediátrico a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección: Calle 128 N. 72-80 L1 Barrio Calatrava – Bogotá. Información de terceros Es entendido que la entrega, cesión, divulgación o uso de información personal de terceras personas al Centro Odontológico y Pediátrico requiere ser autorizada por el titular de los datos.

En caso de estar entregando la información a nombre de un tercero, quien hace su entrega manifiesta contar con todas las autorizaciones pertinentes de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y que las finalidades para las que se entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido el Centro odontológico y Pediátrico se libera de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Veracidad y cambios en la información suministrada La información compartida con el Centro Odontológico y Pediátrico debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de que la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad. Toda modificación en la Información suministrada al Centro odontológico y Pediátrico deberá ser notificada al Centro odontológico y Pediátrico dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeron a la modificación de los datos, a través del canal dispuesto por el Centro odontológico y Pediátrico para el efecto. Modificaciones a las políticas El Centro Odontológico y Pediátrico se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar al Centro odontológico y Pediátrico el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con el Centro odontológico y Pediátrico. Ley y jurisdicción Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de mi(nuestros) datos personales y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.